Teams电脑版如何发起会议？

在Teams电脑版中发起会议，首先点击左侧的“日历”图标，然后点击右上角的“新建会议”按钮。在弹出的窗口中，填写会议的标题、时间、参与者等信息。您可以选择立即开始会议或安排在未来的时间。设置完成后，点击“发送”按钮，会议邀请会自动发送给参与者，所有相关人员将收到会议通知并可以加入。

如何使用Teams快速创建会议

选择合适的会议类型

• 选择即时会议还是计划会议：在Teams电脑版中创建会议时，你需要首先决定是创建一个即时会议还是计划一个未来的会议。即时会议通常用于临时的、快速的讨论，可以直接从聊天或日历中发起。计划会议则适用于有明确开始和结束时间的正式会议，这种会议允许参与者提前收到邀请，并有足够的时间准备。根据会议的需求，选择适合的会议类型。

• 个人会议与团队会议的区别：在选择会议类型时，你还需要考虑是一个个人会议还是一个团队会议。个人会议通常是与你一个人或少数人进行的快速交流，而团队会议则适合多个与会者，需要协调不同参与者的时间安排。选择团队会议时，系统会为你提供更多的协作工具，如共享屏幕、会议录制等功能。

• 视频会议与音频会议的选择：根据你的需求，Teams还允许你选择是否启用视频功能。视频会议适用于需要面对面交流的场合，能够增强会议互动性；而音频会议适用于无法使用摄像头的环境或注重语音交流的场合。根据设备条件和会议内容，选择适合的视频或音频模式。

设置会议开始和结束时间

• 确定会议的开始和结束时间：创建会议时，设置会议的时间是非常重要的。首先，你需要明确会议的持续时长，根据议题的复杂度来估算会议时间。如果是一个简短的讨论，可以设置较短的时间；而对于需要详细探讨的议题，则可以设置更长的时间。在Teams的会议设置页面，输入准确的开始和结束时间，确保参与者有足够的时间准备和参与。

• 考虑不同时区的参与者：如果会议涉及来自不同地区的与会者，特别是跨时区的团队成员，设置时间时要考虑时区差异。Teams会自动根据每个参与者的时区调整会议时间显示，确保每个人看到的会议时间都正确。如果会议时间对部分与会者不合适，可以通过调整时间或重新安排会议来确保最大参与度。

• 添加提醒功能：设置好会议的时间后，Teams会自动为你创建一个提醒功能，提前提醒与会者会议即将开始。通常可以设置会议开始前的提醒时间，如提前10分钟或15分钟，这样与会者可以提前准备并及时加入会议。

邀请参会人员的方式

• 通过电子邮件发送邀请：在创建会议时，Teams允许你输入参会人员的电子邮件地址，并自动生成会议邀请。邀请会包括会议的日期、时间、参与链接、议题以及其他相关信息。参会人员可以直接通过邮件中的链接加入会议，也可以选择接受或拒绝邀请。如果你已经有参会人员的Teams账户，系统会自动将他们作为会议参与者，发送Teams通知。

• 从联系人列表选择与会者：如果参会者已经在Teams中与你是联系人，你可以直接从Teams联系人列表中选择并添加他们作为会议参与者。只需在创建会议时输入他们的名字，系统会自动将其加入会议列表。这种方法简便快捷，适用于内部团队成员的会议安排。

• 设置邀请链接和加入方式：对于外部人员或没有Teams账户的参与者，你可以选择发送一个“加入会议”的链接。邀请邮件中会包含该链接，参会者只需点击链接便可通过浏览器或Teams应用加入会议，无需创建Teams账户。你还可以选择开启电话拨入功能，允许参会者通过电话加入会议，确保即使没有互联网连接的参与者也能顺利参与。

通过日历发起Teams会议

使用Teams日历查看可用时间

• 访问Teams日历：在Teams应用中，你可以通过左侧导航栏找到“日历”选项，点击进入后会看到你自己以及团队的会议安排。Teams日历会自动同步你的Microsoft日历，因此你可以实时查看所有已安排的会议及可用时间。通过日历，你可以清晰地了解自己和其他团队成员的空闲时间，帮助你选择最佳的会议时间。

• 查看参与者的可用时间：如果你的Teams与Outlook日历同步，日历中还会显示其他参与者的空闲时间。通过查看团队成员的“日历状态”或“忙碌/空闲”状态，你可以选择一个适合大多数人的时间。通过这种方式，你可以避免重复安排时间冲突，确保每个与会者都能参与到会议中。

• 自动调整会议时间：如果你在设置会议时发现某些与会者的时间已被占用，Teams会在你选择时间时自动显示冲突提示。在这种情况下，你可以调整会议时间或选择一个与会者都空闲的时段，确保会议能顺利进行。

如何设置会议的详细信息

• 选择会议类型与主题：创建会议时，首先需要选择会议的主题和类型。在Teams日历中，点击“新建会议”按钮后，你需要为会议填写主题，主题应该简明扼要，概括会议的核心内容。例如，“团队季度会议”或“项目讨论会”。会议主题能帮助与会者明确会议内容。

• 设置会议的开始和结束时间：在填写完会议主题后，设置会议的具体开始时间和结束时间。Teams允许你通过日历界面选择具体的日期和时间，并且会显示与会者的空闲时段。确保选择合适的时间段，避免与其他重要会议重叠。此外，如果会议可能超时，可以设置一个合理的结束时间，避免会议时间过长而影响其他安排。

• 添加会议地点和说明：如果是在线会议，你可以在“地点”一栏填入“Teams会议”或直接留空。还可以在会议描述框中详细说明会议的议程、要讨论的关键点或任何需要准备的材料。这样，与会者能提前了解会议内容，确保他们准备好参与讨论。

发送邀请并跟踪回应

• 添加与会者并发送邀请：在设置好会议详细信息后，输入与会者的姓名或电子邮件地址，将他们添加到会议中。Teams允许你手动输入姓名，也可以从你的联系人列表中选择团队成员。对于外部与会者，你只需输入他们的电子邮件地址，Teams会发送邀请链接。点击“发送”按钮后，所有参与者都会收到会议邀请，并在其Teams日历中显示该会议。

• 设置提醒和提前通知：发送会议邀请时，你可以设置提前提醒功能。通常情况下，Teams会自动设置会议开始前10分钟提醒与会者，但你也可以根据需要调整提醒时间，确保参与者及时加入会议。例如，你可以选择会议开始前30分钟或1小时提醒参与者，尤其是当会议时间较长时，提前提醒可以帮助与会者提前准备。

• 跟踪会议回应和更改：会议邀请发送后，你可以通过Teams日历查看与会者的回应状态。如果参与者接受或拒绝邀请，系统会更新他们的状态，并在日历中显示相应的“已接受”或“已拒绝”标签。如果某些与会者未回应，你可以手动跟踪并进行催促。此外，如果会议时间、地点或其他信息发生变化，你可以在Teams日历中直接编辑会议内容，并重新发送更新后的邀请给所有参与者，确保信息同步更新。

如何在聊天中直接发起会议

从个人聊天发起即时会议

• 快速启动个人会议：在Teams中，你可以直接从个人聊天中发起即时会议。首先，选择你想与之开会的联系人，进入到聊天界面。在聊天窗口的上方，你会看到一个视频电话和语音电话图标。点击视频电话图标即可快速启动一个视频会议，点击语音电话图标则启动音频会议。这样，你就能立即与对方进行沟通，而无需事先安排会议时间。

• 自动生成会议链接：发起即时会议时，Teams会自动生成一个会议链接并通知对方。无论对方是加入视频会议还是音频会议，都可以通过点击邀请链接参与。这种方式适用于紧急或临时的讨论，不需要提前安排，节省了组织会议的时间。

• 开始会议后快速邀请更多人：在会议开始后，如果你希望邀请更多人加入，只需点击界面上的“邀请更多人”按钮，输入对方的名字或电子邮件地址，Teams会自动发送加入链接。这样，你可以灵活地添加与会者，确保所有需要参与的人都能及时加入。

在群组聊天中启动会议

• 从群组聊天发起会议：在Teams中，群组聊天不仅仅是沟通工具，它也是一个启动会议的便捷方式。进入群组聊天后，你会在聊天界面上方看到视频电话和语音电话图标。点击其中任意一个图标，Teams会自动发起一个会议，所有群组成员都会被邀请参加。

• 选择会议的形式：从群组聊天发起的会议可以是音频会议、视频会议或包含屏幕共享的全功能会议。根据会议的需求选择合适的形式。如果是简单的讨论，音频会议就足够；如果需要更多互动，视频会议和屏幕共享功能更为合适。

• 通知所有参与者：一旦群组聊天中的会议被启动，所有在线成员将收到即时通知，提示他们会议已开始，并附有加入会议的链接。没有加入会议的成员仍然可以通过点击通知中的链接随时加入会议。

邀请成员加入会议的方式

• 通过直接邀请加入会议：无论是通过个人聊天还是群组聊天发起的会议，参与者都可以通过邀请链接加入会议。在会议开始后，主持人可以通过点击“邀请更多人”按钮，直接输入参与者的名字或电子邮件地址，发送会议邀请。参与者会收到一封带有会议链接的邮件或Teams通知，点击链接即可加入。

• 通过会议链接加入会议：如果是外部参与者或不在组织内的成员，你可以通过创建会议链接的方式邀请他们加入会议。点击“复制会议链接”按钮，将链接通过邮件、短信等方式发送给对方。外部参与者只需点击链接即可通过浏览器或Teams客户端加入会议，无需登录Teams账号。

• 使用电话拨入功能：对于没有互联网连接的参与者，Teams提供了电话拨入功能。你可以在会议设置中选择启用电话拨入选项，并在邀请中附上拨入电话号码和会议ID。这样，参与者可以通过拨打电话加入会议，确保无论有无网络，任何人都可以参与会议。

设置会议的音频与视频选项

选择会议的音频设备

• 选择合适的音频输入设备：在Teams中创建会议时，首先需要选择合适的音频设备。音频输入设备通常是麦克风，它用于接收与会者的声音。在“设备”设置中，您可以查看并选择不同的音频设备。默认情况下，Teams会选择系统的默认麦克风，但如果你有外接麦克风或耳机，您可以在设备选项中进行选择，确保音频质量达到最佳。

• 选择音频输出设备：会议中的音频输出设备是扬声器或耳机。在设备设置中，你需要选择适合的音频输出设备，确保你能清楚听到其他参会者的声音。使用耳机会减少背景噪音，特别是在嘈杂的环境下，能够提高会议体验。而扬声器则适用于需要多人参与的会议，确保每个人都能清楚地听到对方的发言。

• 测试音频设备：在设置音频设备时，确保选择的设备工作正常。Teams提供了音频测试功能，你可以在设备设置中测试麦克风和扬声器，确保其正常工作。如果音质不好或设备没有反应，可以调整设备连接或切换到其他设备进行测试，确保会议顺利进行。

配置视频设置和摄像头选择

• 选择视频输入设备：在视频会议中，选择适合的摄像头设备至关重要。Teams会默认使用你的计算机内置摄像头，但如果你有外接摄像头，你可以在设备设置中选择使用外接摄像头。确保你所选择的摄像头分辨率和画质适合会议需求，尤其是在需要清晰画面或演示的场合。

• 调整视频质量设置：在Teams中，你还可以根据网络带宽调整视频质量。选择较低的视频质量可以减少带宽消耗，适合网络条件较差的环境；而在网络带宽充足的情况下，可以选择更高的视频质量，以获得更清晰的画面。Teams通常会根据网络情况自动调整视频质量，但你也可以手动选择适合的设置。

• 开启或关闭视频功能：在会议开始之前，你可以选择是否开启视频。如果你希望与会者都能看到彼此的面容，可以选择启用视频功能；如果网络带宽有限或会议内容不需要视频支持，也可以选择关闭视频功能，仅进行音频通话。启用视频时，确保摄像头对准你自己，并且照明适当，以确保画面清晰。

调整与会者的默认音频设置

• 配置与会者的音频权限：在Teams会议中，作为主持人，你可以设置与会者的音频权限。你可以选择默认让所有与会者静音，避免在多人会议中出现干扰。也可以选择让与会者在会议过程中自由开关麦克风。这可以在会议开始前的“音频设置”中进行调整，确保会议的音频管理更有序。

• 设置自动静音与解禁麦克风：在Teams中，作为主持人，你可以设置与会者在加入会议时自动静音，这样避免了多个与会者同时发言而导致的干扰。主持人可以在会议过程中随时解禁或禁用与会者的麦克风，确保会议中的音频控制有序进行。

• 启用回声消除与噪声抑制：为了提高与会者的音频质量，Teams提供了回声消除和噪声抑制功能。你可以在“设备设置”中启用这两个功能，帮助减少背景噪声和回声，确保清晰的语音传输。特别是多人会议时，开启这些功能有助于提升音频质量，让会议更加流畅。