Teams电脑版如何分享会议链接？

在Teams电脑版中分享会议链接，首先打开会议邀请或已安排的会议，点击会议详情页中的“复制链接”按钮。复制的链接可以通过聊天、邮件或其他方式发送给参与者。参与者只需点击链接即可直接加入会议，无需再次发送邀请或调整设置。

Teams电脑版如何分享会议链接

通过Teams直接邀请参与者

• 创建会议并邀请成员：在Teams电脑版中，您可以直接通过应用内的日程安排功能创建会议。在创建时，您可以选择参与者并直接发送邀请。邀请会通过Teams消息推送给所有参与者，会议链接也会随之发送。参与者只需点击会议链接即可快速加入会议，省去了复制和粘贴链接的麻烦。通过这种方式，会议链接的分享既方便又直观。

• 选择邀请方式：当您创建会议时，您可以选择通过“添加参与者”功能直接邀请组织内的成员。输入参与者的邮箱或名字后，Teams会自动识别其账户并发送会议链接。此外，您也可以选择邀请外部成员，Teams会提供邮件邀请，并附带会议链接及其他相关信息。通过这种方式，无论是组织内部还是外部成员，都能轻松获取到会议链接并参与其中。

• 提前发送会议提醒：为了确保所有受邀参与者按时加入会议，Teams会在会议开始前自动发送提醒通知。在这个通知中，会议链接和相关信息将一并提供，帮助参与者迅速找到会议链接并按时加入。这样，您不仅分享了链接，还能确保会议的高效进行，避免了由于忘记链接或未及时加入而造成的会议中断。

通过Outlook发送会议链接

• 通过Outlook日历创建会议：如果您习惯使用Outlook进行日程安排，可以通过Outlook直接创建Teams会议。在Outlook日历中选择“新建Teams会议”，然后添加参与者、设置会议时间等。Outlook会自动生成会议链接并将其插入到会议邀请中，所有受邀人员都会收到带有会议链接的邮件通知。这样不仅能让参与者轻松获取链接，还能确保会议时间与参与者的日程协调。

• 自动同步会议链接：当您在Outlook中设置了Teams会议链接后，所有的会议信息将自动同步至Teams客户端。如果您需要修改会议时间或其他设置，您可以直接在Outlook或Teams中进行调整，系统会自动更新并重新发送邀请。这样，您可以确保每次会议更新后，所有参与者都能及时获取到最新的链接和信息，避免因为链接过时导致的混乱。

• 利用邮件提醒增加参会率：通过Outlook发送会议链接时，您还可以设置邮件的提醒时间，例如会议开始前一天、开始前一小时等，这样参与者能提前收到提醒，保证会议的按时举行。通过这种方法，您不仅分享了会议链接，还通过邮件的形式强化了通知，从而提高了参会率和会议效率。

使用复制链接功能分享

• 直接复制会议链接：当您在Teams中创建一个会议时，系统会生成一个专属的会议链接。您可以通过会议页面上的“复制链接”按钮轻松复制会议链接，并将其粘贴到您选择的任何通讯平台，如电子邮件、即时消息或社交媒体上。这样，您可以灵活地分享会议链接，不受特定平台的限制，同时也能方便地向无法通过Outlook或Teams邀请的人员分享会议链接。

• 自定义邀请内容：通过复制链接功能，您不仅可以分享链接本身，还可以自行编辑邀请内容。您可以在邮件或消息中附加会议的相关信息，如会议议程、准备材料或任何额外要求，这样有助于参与者更好地准备会议。通过这种方式，您可以确保会议的效率和参与者的参与度，提高会议的质量。

• 灵活的分享方式：复制链接的分享方式极为灵活，您可以选择在任何通讯工具中分享会议链接，不仅限于Teams或Outlook。例如，您可以通过微信、短信、Slack等方式将会议链接发送给非Teams用户或外部合作伙伴。通过这种方式，您能确保所有相关人员无论使用什么通讯平台，都能方便快捷地加入会议，无需担心技术上的障碍。

如何确保Teams会议链接的安全性

设置会议密码保护链接

• 启用会议密码功能：为了确保会议链接的安全性，Teams允许用户在创建会议时设置密码保护。通过这种方式，只有拥有密码的参与者才能加入会议。主持人可以为每个会议设置一个独特的密码，并通过安全的方式将密码分享给受邀请的人员。这样可以有效防止未经授权的人员利用公开的链接加入会议，避免信息泄漏或会议干扰。

• 选择合适的密码复杂度：为了提高安全性，主持人在设置会议密码时应选择高复杂度的密码，包括数字、字母和符号的组合。这将防止外部人员通过猜测密码进入会议。Teams会将密码嵌入会议邀请中，确保参与者能够轻松获得，但外部人员则难以通过公开信息获取。

• 分享密码的安全方式：为了避免密码泄露，主持人应通过安全的通讯方式，如加密的电子邮件或私密消息，向受邀人员发送密码。避免在公共平台或社交媒体上分享密码，以防止不相关人员访问会议链接。通过这样的管理，可以最大限度地保证会议的安全性。

控制链接的有效时间

• 设置会议链接有效期：Teams允许主持人在创建会议时设置会议链接的有效时间，这意味着链接在特定的时间段内有效，过期后链接将无法使用。这项功能非常适用于限制会议的访问权限，确保链接只在会议开始和结束期间有效，减少在会后链接被滥用的风险。

• 定期更新会议链接：对于长期举行的会议或系列会议，主持人应定期更新会议链接，并为每个新会议生成新的链接。这不仅有助于避免外部人员利用旧链接进入会议，还能提高会议的整体安全性。通过定期更换会议链接，可以确保每次会议的访问控制都得到有效管理。

• 设置链接过期通知：为了避免链接在过期后还被误用，主持人可以通过Teams设置提前通知功能，在链接过期前通知所有参与者。通过这种方式，所有受邀人员都能了解会议的时间限制，确保他们在会议期间及时参与，避免会议链接无效或无法使用的情况。

管理外部参与者的访问权限

• 限制外部参与者的权限：Teams提供了详细的权限管理功能，主持人可以设置外部参与者的访问权限。可以为外部参与者设置只读权限，或者仅允许他们观看会议内容而不进行互动。通过这种方式，外部参与者无法影响会议进程或干扰讨论，减少了因不当操作而产生的安全隐患。

• 启用“会议等待室”功能：主持人可以启用“等待室”功能，所有外部参与者在加入会议前会被暂时保留在等待区，主持人可以在确认参与者身份后允许其进入会议。这样可以有效防止未经邀请的外部人员进入会议，并且主持人能够随时审查并管理参与者的进入权限，确保会议的安全性。

• 审批外部成员加入：除了“等待室”功能，主持人还可以选择设置审批机制，只有经过主持人审批的外部参与者才能加入会议。这样可以保证会议的参与者都是经过严格筛选的，避免了外部干扰。主持人可以在会议开始前查看并批准所有外部参与者，确保不会有陌生人进入会议。

Teams会议链接分享后如何管理参与者

禁止未经邀请的人员加入

• 启用“等待室”功能：在分享Teams会议链接后，主持人可以使用“等待室”功能来确保只有受邀请的人员能够加入会议。当参与者点击会议链接时，他们将首先进入虚拟等待室，主持人可以在此时检查其身份并决定是否允许他们进入会议。这种功能有效防止了未经邀请的人员直接进入会议，保护了会议的安全性和秩序。

• 设置匿名用户禁入：为了进一步防止未经邀请的人员加入，主持人可以选择禁用匿名用户的访问权限。这样，只有通过Microsoft 账户登录的成员才能加入会议。通过这种方式，会议的访问权限得到严格控制，可以避免因错误链接共享或未授权人员加入而导致的安全隐患。

• 检查参与者身份：在使用等待室功能时，主持人可以查看每个等待加入的参与者的姓名和信息。主持人可以对这些信息进行核对，确保所有参与者都在邀请名单上。如果发现有不认识的人员或未经授权的成员，主持人可以选择拒绝其进入会议，从而有效管理参与者并避免外部干扰。

在会议中调整参与者权限

• 设定发言权限：主持人可以在会议中实时调整参与者的发言权限。通过Teams的权限设置功能，主持人可以选择让某些参与者仅能观看会议内容，而无法发言或共享屏幕。这对于大型会议或需要避免混乱的场合尤为重要，可以确保只有特定的人员在讨论过程中发言，保持会议的秩序和专注性。

• 管理屏幕共享权限：在会议过程中，主持人可以随时调整参与者的屏幕共享权限。只有经过授权的参与者可以共享屏幕，从而避免有人在会议中分享无关或干扰内容。主持人可以随时停止他人屏幕共享，保证会议的内容集中在预定议题上，提高会议效率。

• 禁止私聊功能：Teams会议中，参与者可以通过私聊功能与其他人沟通。为了避免会议内容分散，主持人可以选择禁止或限制参与者之间的私聊功能。这样可以防止私下讨论干扰会议进程，确保所有的沟通都在公开场合进行，从而避免信息泄露或会议中断。

移除不相关的参与者

• 直接移除参与者：如果在会议中发现有不相关或不应出席的参与者，主持人可以随时将其移出会议。Teams允许主持人通过右击参与者的名字，直接将其移出会议。这项功能在处理无关人员或发生会议干扰时非常有效，可以确保会议的专注性和顺利进行。

• 禁用参与者的麦克风或视频：如果某个参与者的音频或视频影响了会议的进程，主持人可以在不将其移除的情况下，禁用该参与者的麦克风或视频。这不仅能够避免干扰，还能保证会议的质量。主持人可以灵活控制参与者的音视频权限，以保持会议的顺畅进行。

• 设置参与者权限自动回退：如果主持人在会议过程中需要调整参与者的权限，可以选择设置权限回退机制。例如，当某个参与者在讨论结束后不再需要发言时，主持人可以将其权限调整为只读状态，避免在后续讨论中出现不必要的打断。通过这种方式，主持人可以动态管理会议中每个参与者的权限，确保会议高效进行。

如何通过Teams会议链接邀请外部成员

使用Guest访问邀请外部人员

• 启用Guest访问功能：为了邀请外部成员参加Teams会议，首先需要确保您的组织启用了“Guest”访问功能。通过这一功能，Teams允许非组织成员（如合作伙伴、客户或其他外部人员）加入会议。组织管理员可以在Microsoft 365管理中心启用或禁用此功能。启用Guest访问后，外部人员可以通过电子邮件邀请加入Teams会议，且无需是您的组织成员。

• 发送邀请邮件：当您创建会议并选择外部人员作为参与者时，Teams会自动向他们发送邀请邮件。外部人员将通过电子邮件收到会议链接和加入会议的相关信息，并且邮件中会包含一个唯一的链接，确保只有受邀者才能进入会议。通过这种方式，外部人员能够便捷地加入会议，无需复杂的步骤。

• 设置外部参与者的访问权限：通过Guest访问，主持人可以为外部参与者设置相应的访问权限。外部人员可以观看会议、参与讨论或分享屏幕，具体取决于主持人设置的权限。主持人可以灵活控制外部成员的权限，以确保会议顺利进行并保护敏感信息不外泄。

发送链接时注意隐私设置

• 确保会议链接仅分享给受邀人员：为了防止未经授权的外部人员访问会议，主持人应确保将会议链接仅发送给外部成员而不是公开分享。在发送链接时，可以通过邮件、即时消息或私密的沟通平台向外部成员提供链接，而避免通过社交媒体或公开平台分享，确保链接不会被不相关的人获取。

• 限制外部人员的访问权限：当邀请外部人员时，主持人可以通过Teams的权限设置功能限制外部成员的访问权限。例如，主持人可以选择将外部成员设置为“只读”模式，禁止其在会议中发言或共享屏幕。通过这种方式，外部成员虽然能够参与会议，但不会干扰讨论的进行，从而确保会议的安全性和秩序。

• 启用会议密码保护链接：为了增强会议的隐私性，主持人可以为会议设置密码保护。当发送邀请链接时，您可以通过邮件或其他私密途径向外部成员提供密码，这样只有获得密码的人才能加入会议，进一步确保会议链接不被未经授权的外部人员访问。

确保外部成员能够成功加入

• 确保外部成员具有Teams账户或相应的访问权限：在邀请外部成员时，确保他们已经拥有Teams账户，或者能够使用“Guest”身份访问Teams。如果外部成员没有Microsoft账号，他们可以通过提供的邀请链接使用其个人电子邮件地址作为Guest登录。主持人可以提前确认外部成员是否有账户，或者在邀请时提供简明的指导，帮助他们成功加入。

• 提前测试外部成员的访问设备和网络：为了确保外部成员能顺利加入会议，建议在会议开始前进行一次技术检查。主持人可以邀请外部成员提前测试其设备（电脑、手机、耳机等）以及网络连接是否正常。这样可以避免在正式会议时由于设备不兼容或网络问题导致的参会困难。

• 提供加入会议的清晰指引：外部成员可能不熟悉Teams的操作流程，主持人应在邀请邮件中提供简明的步骤指南，告诉外部成员如何加入会议、设置音视频设备以及如何使用Teams的基本功能。这样可以减少技术问题，确保外部成员能够顺利加入会议，参与讨论。