下载Microsoft Teams后如何创建会议？

在Microsoft Teams中创建会议，首先打开Teams并登录账户。点击左侧的“日历”图标，然后选择右上角的“新建会议”。填写会议标题、日期、时间和参与者，设置好提醒和其他选项后，点击“保存”即可创建会议。参与者将通过电子邮件或Teams通知收到邀请，并可以通过链接加入会议。

创建会议前的准备工作

确保Microsoft Teams已成功安装

• 检查Microsoft Teams的安装状态：首先，确保你的计算机或移动设备已经成功安装了Microsoft Teams。如果没有安装，可以访问Microsoft官方网站下载并安装最新版本的Teams客户端。安装过程中，需要确保设备符合系统要求，比如操作系统版本和硬件配置，避免因不兼容导致安装失败。

• 确认Teams是否已启动：在安装完成后，检查Teams是否成功启动。打开Teams应用程序后，系统会自动提示你进行登录，如果没有启动，可能需要重新启动计算机或重新安装应用程序。确保Teams客户端版本是最新的，以避免遇到已知的bug或兼容性问题。

• 检查是否有更新版本：即使已经安装了Teams，系统也会定期发布更新。如果你没有定期检查更新，可能错过一些功能改进和安全修复。因此，在使用Teams前，确保通过应用内的更新功能检查并安装最新的版本，以获得最佳的使用体验和安全性。

登录Microsoft Teams账户的步骤

• 使用Microsoft账户登录：启动Teams应用后，首先需要使用有效的Microsoft账户进行登录。如果你已经有一个Office 365账号或Microsoft账号，可以直接输入账户的用户名和密码进行登录。如果没有账户，可以选择注册一个新的Microsoft账户。

• 验证账户信息：登录过程中，如果启用了双重验证，你将需要通过手机、电子邮件或其他验证方式完成身份验证。确保你有访问这些验证信息的权限，以顺利完成登录过程。

• 选择登录模式：如果你有多个Microsoft账号（例如，个人账号和工作账号），Teams允许你在登录时选择不同的账号。确保登录到正确的工作或学校账户，这样才能访问与会议相关的功能和资源。如果是第一次使用Teams，建议选择企业或学校账户进行登录，以获得相关功能支持。

配置会议相关权限和设置

• 设置会议权限：在创建会议之前，首先要配置参与者的权限。你可以选择允许所有参与者在会议中共享音频、视频和屏幕，或者限制某些权限，例如将音频和视频禁用，以确保会议的顺利进行。在会议创建页面，选择“会议选项”来设置这些权限。

• 选择会议类型：根据你的需求，可以选择不同类型的会议。你可以设置一个普通的在线会议，或者设置一个由指定主持人控制的会议。对于大型会议，最好选择限制参与者权限的会议类型，这样可以避免会议中出现干扰或不必要的操作。

• 配置通知和提醒：会议创建前，确保设置好会议的提醒和通知选项。可以在创建会议时选择提前多少分钟发送通知，确保所有参与者能够准时加入会议。此外，还可以设置会议开始前的提醒，以便所有人都能及时准备和参加。

通过日历创建Microsoft Teams会议

如何打开Teams的日历功能

• 打开Microsoft Teams客户端：首先，启动Microsoft Teams应用程序并确保已登录你的Microsoft账户。登录成功后，你将进入Teams的主界面。点击左侧导航栏中的“日历”图标，通常该图标位于应用界面的左侧栏，靠近聊天、团队和活动图标。

• 了解日历界面：在“日历”界面，你可以看到所有安排的会议、活动和任务。日历呈现为每月、每周、每日和按时间段的视图，方便你查看和管理所有即将举行的会议。你可以通过点击日历顶部的日期切换不同的视图方式，帮助你更好地安排和调整会议时间。

• 通过日历创建新会议：在日历界面中，你会看到一个“新会议”或“+”按钮。点击该按钮即可打开创建会议的窗口。在这里，你可以设置会议的详细信息，如会议主题、时间、地点以及参与者等。确保你已正确配置日历功能，这样才能顺利使用Teams的会议安排功能。

设置会议的日期和时间

• 选择会议的开始和结束时间：在创建新会议时，首先需要设定会议的开始和结束时间。在“新会议”窗口中，你可以通过点击日期和时间字段，选择具体的日期和时间。为了确保所有参会人员都能准时参加，最好提前确认他们的空闲时间，避免安排与其他活动冲突。

• 调整时区设置：如果你的会议有跨时区的参会人员，Teams会根据你所在的时区自动调整会议时间。但你也可以手动选择时区，确保会议的时间在全球各地都能准确显示。你只需点击“时区”选项并选择正确的时区，这样参会人员收到邀请后可以自动看到调整后的本地时间。

• 设置会议持续时间：除了开始和结束时间，你还可以选择会议的持续时间。通常，Teams会为你提供30分钟、1小时等常见的时间选项，当然你也可以自定义会议的持续时间，确保会议安排更加灵活。如果会议可能超过预计的时间，可以考虑选择“延长会议时间”选项，避免时间冲突。

邀请参会人员的方式和步骤

• 添加参会人员：在设置好会议的日期和时间后，下一步是邀请参会人员。你可以在会议创建窗口的“邀请人员”栏输入参会人员的名字或电子邮件地址。如果你的组织使用Office 365或Azure Active Directory，Teams会自动搜索并显示相关人员，确保参会人员的选择快速而准确。

• 选择外部参会者：如果你需要邀请外部人员参加会议，可以直接输入他们的电子邮件地址。Teams支持外部嘉宾加入会议，外部人员收到邀请后可以通过链接加入会议。你还可以设置外部人员的权限，如是否允许他们在会议中分享内容或进行互动。

• 发送会议邀请：完成参会人员的添加后，检查所有设置无误后，点击“发送”按钮，会议邀请会通过电子邮件发送到所有参会者的邮箱。每个参会者将收到包含会议链接、时间和详细信息的邀请。参会者可以直接通过点击会议链接加入会议。

通过聊天创建Teams会议

如何在聊天窗口中启动会议

• 打开聊天窗口：首先，打开Microsoft Teams并登录你的账户。在左侧的导航栏中，点击“聊天”图标，这会带你进入所有私人对话和团队聊天的界面。你可以选择一个已有的聊天对话，也可以通过点击右上角的“新建聊天”按钮来启动一个新的对话。

• 启动即时会议：在选定一个聊天对话后，点击聊天窗口顶部的“视频电话”或“音频电话”图标。点击视频电话图标会直接启动一个视频会议，而点击音频电话图标则会启动一个仅含语音的电话会议。此时，Teams会自动将对话中的所有参与者邀请加入会议，并在对话框内显示实时的通话状态。

• 邀请其他人员加入会议：在会议启动后，你可以通过点击右上角的“邀请更多人”按钮，向其他人发送会议邀请。选择添加人员时，可以直接输入他们的名字或电子邮件地址。如果是组织内部的人员，Teams会自动搜索出相关人员，外部人员也可以通过输入他们的电子邮件地址邀请加入。

添加会议参与者的快捷方式

• 通过搜索添加人员：在会议创建后，你可以快速添加其他参与者。在聊天窗口中的“参加者”区域，点击“添加参与者”按钮，系统会显示一个搜索框，你只需输入人员的名字或电子邮件地址，Teams会根据你输入的内容显示相关人员列表。选择你想添加的人员后，他们会立刻收到加入会议的邀请。

• 直接拖拽联系人加入会议：在聊天窗口的“联系人”区域，你可以直接拖拽联系人到会议中。通过此方式，可以非常迅速地邀请团队成员加入，尤其适用于快速组织和邀请已有联系人的会议。

• 发送邀请链接：除了通过Teams内部邀请外，你还可以选择复制会议链接并通过其他方式（如电子邮件或即时消息）发送给参与者。点击会议界面中的“复制链接”按钮，即可复制链接到剪贴板。通过这种方式，外部参与者也可以直接通过链接加入会议，无需Teams账户。

配置会议选项和邀请方式

• 设置会议权限：在邀请参与者之后，你可以设置一些会议选项，以便控制会议的进行。在会议创建界面或会议设置中，可以选择“会议选项”来配置参与者的权限。例如，是否允许所有人共享音频和视频，是否允许参与者进行屏幕共享等。你还可以设置主持人控制权，确保只有主持人能够在会议中做出关键决策。

• 选择提醒和通知：在创建会议时，可以选择是否为所有参会人员发送会议提醒。通常，Teams会自动发送会议通知和提醒，但你可以自定义提醒时间（如提前15分钟、30分钟或1小时）以确保参与者能按时加入会议。此外，你还可以选择是否在会议开始前向参会者发送电子邮件通知。

• 设置会议结束选项：在会议结束时，你可以选择结束会议并将其记录保存至OneDrive，或者为所有参与者提供下载录音的权限。如果是重要会议，可以选择启用自动保存录音功能，方便之后回顾和查看。

设置和管理会议选项

如何选择会议的隐私和权限

• 选择会议的隐私级别：在创建会议时，首先需要决定会议的隐私设置。你可以选择设置为“公开”或“私人”。公开会议通常适用于组织内的全员参与，而私人会议适用于需要限定参与者的情况。在私人会议中，只有受邀的人员才能加入会议，其他人员无法进入。通过设置隐私选项，可以有效控制谁可以参加会议。

• 管理参与者权限：在会议选项中，Teams允许你设置参与者权限。你可以选择是否允许所有参会人员在会议中发言、共享屏幕、视频和音频。例如，如果你希望避免会议过程中出现杂音，可以禁用所有人的音频和视频，只有主持人可以开启音频和视频。此外，还可以禁止参会者在会议期间使用聊天功能，以确保会议内容集中。

• 设置主持人权限：作为会议主持人，你可以设置会议中其他主持人的权限。通常，只有主持人可以控制会议的进度、移除不当参与者或者结束会议。但如果需要，可以指定额外的主持人或管理员，帮助管理会议的各个环节，尤其是当会议参与人数较多时。

启用或禁用会议录制功能

• 启用会议录制：在创建会议时，你可以选择是否启用会议录制功能。Teams支持会议录制功能，允许主持人和参与者录制整个会议过程，便于后期查看或分享给未能参加的人员。录制功能可以通过会议选项中的“录制会议”按钮进行开启。在会议进行时，主持人可以随时开始录制，并在会议结束时保存录音文件。

• 管理录制设置：会议录制默认会保存到主持人或组织的OneDrive或SharePoint上。你可以设置是否允许参与者下载或查看录制的会议内容。如果会议内容需要保密或只有特定人员需要访问，可以通过权限设置来限制谁可以查看或下载录制文件。此外，也可以选择录制会议时是否包含参与者的视频和共享屏幕，确保录制的内容符合实际需求。

• 禁用录制功能：如果你不希望会议被录制，或者因为隐私保护原因，你可以禁用录制功能。在Teams的会议选项中，禁用录制功能非常简单，只需要取消勾选“允许录制会议”选项即可。在这种情况下，任何参与者都无法启动录制功能，从而确保会议内容不会被保存或共享。

设置会议的提醒和通知

• 设置会议提醒时间：在创建会议时，Teams允许你设置参会人员的提醒时间。通常，Teams会默认在会议开始前10分钟发送提醒，但你可以根据需要自定义提醒时间。你可以选择提前15分钟、30分钟或更长时间提醒参与者，确保他们不会错过会议。

• 设置多次提醒：如果需要，你可以为会议设置多个提醒时间。例如，你可以设置一次提醒在会议开始前30分钟，另一次提醒在会议开始前5分钟。这样可以确保参会人员在不同时间点收到提醒，从而有效减少迟到的情况发生。

• 会议通知设置：除了设置提前的提醒外，你还可以通过会议选项控制通知方式。Teams可以通过应用内通知、邮件提醒或桌面弹窗通知参会人员。通过这些通知功能，参与者将始终能够获得关于会议的最新信息，及时知道会议的变更和安排。你可以根据个人或团队的需求，选择合适的通知方式和频率，确保所有人都能及时参加会议。