Teams如何添加联系人?

在Teams中添加联系人可通过“聊天”或“通话”界面操作，点击“添加联系人”，输入姓名、邮箱或电话号码搜索用户，确认后即可加入联系人列表。外部联系人需管理员开启外部访问权限。添加联系人后可进行分组管理，方便快速查找和沟通，不会影响对方账号，删除后也可再次搜索重新添加。

Teams添加联系人的基础方法

通过姓名或邮箱搜索添加

• 使用搜索框快速定位联系人：在Teams主界面顶部有一个搜索框，用户只需输入同事的姓名或公司邮箱地址，系统会自动在组织目录中进行匹配。如果输入的是完整的企业邮箱，匹配速度会更快，而且能直接显示该用户的身份信息与所在部门，点击后即可将其添加到联系人列表中，这种方式适合快速找到不常联系的同事。

• 区分内部用户与外部用户：当搜索结果出现时，Teams会根据域名来区分用户身份，如果是本组织的用户则会直接显示为内部成员，而外部邮箱则会以来宾的身份显示。添加时需要确认对象是否正确，避免因邮箱拼写错误邀请到无关人员。对外部用户进行添加后，他们的权限会受到限制，通常只能参与聊天或会议，无法访问企业内部所有资源。

• 搜索添加的使用场景：这种方式特别适合在跨部门合作或项目组建立初期使用，因为用户不一定熟悉对方的具体团队，但只要知道姓名或邮箱就能快速建立联系。通过搜索添加联系人后，还可以将其固定在常用联系人中，方便后续的沟通与协作，提高日常办公效率。

从组织目录添加联系人

• 浏览目录定位目标成员：Teams与组织的Azure Active Directory紧密集成，用户可以在“联系人”或“通讯录”中通过层级结构查找同事。用户可以按部门或小组进行筛选，逐步定位到目标成员并点击添加，这种方式特别适合不知道具体邮箱或全名的情况下，尤其在大型企业环境中更高效。

• 查看组织关系辅助选择：在目录中不仅能看到同事的联系方式，还能查看他们的职位和上下级关系，这对跨团队沟通非常有帮助。例如当需要联系某个项目负责人但不清楚具体联系人时，可以通过组织结构快速确认合适的人员并添加。

• 保持组织通讯录的同步更新：由于Teams依赖企业的目录服务，管理员在后台对员工的入职、调岗或离职进行变更后，目录会自动更新。这意味着用户通过组织目录添加的联系人基本上都是最新的，能够减少信息过时的风险，也保证了联系人管理的准确性。

在聊天窗口中添加到联系人

• 通过正在进行的聊天添加：在与某人开启聊天时，可以直接点击聊天窗口上方的用户头像或名称，选择“添加到联系人”。这种方式无需再次搜索或确认邮箱，非常快捷，尤其适合在临时沟通中建立长期联系。

• 快速固定常用联系人：在聊天窗口中添加联系人后，用户还可以将该联系人固定在聊天或联系人列表的顶部，便于后续随时发起沟通。对于经常需要协作的同事或跨部门同伴，这种方式能显著提升沟通效率。

• 从群组聊天中提取单独联系人：在多人群聊中，如果发现需要单独和某位成员保持联系，可以点击该成员的头像并选择添加到联系人，这样就能快速生成一个一对一的沟通入口。这种方法避免了再次搜索的麻烦，能让沟通链条更顺畅，适合项目协作场景中高频使用。

使用Outlook与Teams同步联系人

启用联系人同步与权限设置

• 在Outlook与Teams间建立同步机制：Microsoft Teams与Outlook同属于Microsoft 365套件，两者可以通过Exchange在线服务实现联系人同步。用户在Outlook中保存的联系人信息，可以通过开启同步选项自动显示在Teams中，从而避免重复添加联系人。这样一来，用户在Outlook更新的联系人资料，Teams也会保持一致，保证跨应用之间的统一性和准确性。

• 在Teams中确认权限设置：要实现联系人同步，用户需要在Teams中授权访问Outlook数据。通常在首次开启此功能时，系统会弹出权限提示，请求访问通讯录。如果用户选择拒绝，Teams将无法读取Outlook联系人。只有在允许权限后，应用才会定期自动同步数据，这一过程通常无需手动干预。

• 同步后的安全性与合规性：由于涉及跨应用数据共享，企业IT管理员可以在后台控制是否允许用户进行联系人同步，以确保符合公司信息安全政策。在开启权限时，用户应注意只授权必要的功能，避免无关应用获取通讯录数据。这样既能提高协作效率，又能最大程度降低数据泄露的风险。

从Outlook通讯录添加到Teams

• 直接导入Outlook联系人到Teams：在Outlook中保存的联系人，可以通过Teams的搜索功能直接找到并添加。例如当某个客户邮箱已存在于Outlook通讯录中，在Teams搜索时输入该邮箱或姓名，就能快速匹配并显示对应联系人，用户只需点击添加即可。

• 在Teams中访问Outlook通讯录：在Teams的“联系人”或“通话”模块中，用户可以看到Outlook联系人列表的同步结果。通过该功能，用户无需切换到Outlook就能直接找到联系人并发起聊天或会议，大大提升了工作效率。尤其在需要快速与外部联系人沟通时，这种整合方式非常实用。

• 保持双向更新的一致性：如果用户在Outlook中更新了联系人信息，如更改了电话、职位或公司名称，这些更新会自动同步到Teams中。反之，如果管理员在Azure AD中调整了信息，也会传递到Outlook和Teams，从而确保所有平台上的联系人信息一致，避免沟通中因资料过时造成困扰。

管理重复联系人与合并条目

• 识别重复联系人来源：由于Outlook和Teams可能同时保存联系人，用户可能会遇到同一个人出现两次的情况。造成这种情况的原因可能是同一个人被手动添加到Teams联系人，同时也存在于Outlook通讯录中。重复联系人会导致界面混乱，甚至可能让用户在选择时感到困惑。

• 通过合并功能减少冗余：在Outlook中可以手动合并重复联系人，将两个条目的信息整合到一个联系人资料中。完成合并后，Teams会在下次同步时自动更新，避免出现多个重复项。这样不仅节省管理时间，还能保证联系人信息更加完整和准确。

• 保持联系人管理的规范性：为了避免重复问题频繁发生，用户在添加联系人时应优先考虑通过Outlook统一管理，而不是在Teams和Outlook中分别维护。通过集中管理，可以减少差异与冲突，同时确保信息更新的唯一来源。企业管理员也可以制定标准流程，要求员工优先在Outlook中维护联系人资料，保持整体系统的整洁和高效。

添加外部联系人与来宾

通过外部邮箱邀请为来宾联系人

• 使用邮箱直接发送邀请：在Teams中，用户可以通过输入外部联系人的邮箱地址来发送邀请，当对方接收到邮件后点击链接即可以来宾身份加入。这种方式适用于客户、合作伙伴或供应商等没有企业内部账号的人，他们无需复杂的注册流程就能快速进入聊天或会议。

• 来宾身份的权限限制：外部联系人作为来宾加入后，通常权限受到一定限制，例如只能参与被邀请的团队和频道，无法访问整个组织的目录，也无法随意查看公司内部文件。这种权限的限制既能满足跨组织沟通的需求，又能有效保护企业数据的安全性。

• 适用场景与优势：通过邮箱邀请来宾特别适合临时项目合作或短期沟通，用户可以在几分钟内就完成邀请和加入的过程。相比传统的邮件沟通方式，这种方式能更快地开展会议、共享文件和即时聊天，大幅提升协作效率。

为合作伙伴与供应商创建联系人条目

• 在联系人列表中保存外部信息：当企业需要长期与某个合作伙伴或供应商沟通时，可以在Teams中为其创建单独的联系人条目。用户只需输入邮箱和相关信息，就能让该外部联系人出现在联系人列表中，方便后续快速查找。

• 结合外部联系人管理机制：企业管理员可以通过Azure Active Directory或Teams管理中心来统一管理外部联系人信息，确保这些来宾账号在权限、使用范围和安全策略上受到有效控制。这样不仅便于员工调用，还能保证外部账号的管理符合企业的IT规范。

• 长期合作的便利性：当供应商或合作伙伴被正式创建为联系人后，他们不必每次都重新接受邀请，而是能像内部成员一样快速进入指定的团队和频道。这种方式适合持续性项目合作，减少了重复操作，提高了双方的沟通效率。

设置外部联系人的备注与显示信息

• 自定义备注便于识别：Teams允许用户在联系人条目中添加备注信息，例如标明该联系人的公司名称、职位、合作项目或联系方式。这在外部联系人数量较多时尤其重要，能帮助用户快速识别对象，避免沟通时产生混淆。

• 调整显示名称以便于沟通：外部联系人通过邮箱邀请加入时，可能会显示为邮件地址或简短的来宾标识，容易造成辨识困难。用户或管理员可以修改显示名称，让其更符合日常沟通习惯，例如使用真实姓名或公司+职位的格式。

• 保持联系人信息的及时更新：随着合作关系的发展，外部联系人的职位、公司或联系方式可能会发生变化。用户应定期检查和更新这些备注与显示信息，确保资料的准确性。这样不仅能提高沟通效率，还能减少因信息过时造成的误会，保证跨组织协作的顺利进行。

在移动端添加联系人

Android端通过搜索与公司目录添加

• 利用搜索框快速查找联系人：在Android端的Teams应用中，用户可以点击界面顶部的搜索栏，输入同事的姓名或邮箱地址，系统会自动匹配公司目录中的结果。搜索结果不仅会显示联系人姓名，还可能附带职位或部门信息，帮助用户快速确认目标对象。这种方式特别适合临时需要联系但不在常用列表中的同事。

• 通过公司目录层级浏览：如果用户不清楚具体姓名，可以进入公司目录，按照部门或团队进行浏览。Android端的Teams会同步组织的Azure Active Directory，显示企业结构图，用户能够逐层展开，找到特定部门中的人员并直接添加为联系人。这种方法适合在跨部门合作中逐步定位人员。

• 搜索与目录结合的优势：结合搜索与组织目录功能，用户既能快速找到常见联系人，也能系统性地浏览并发现可能需要合作的人员。这样一方面提升了沟通的效率，另一方面避免了遗漏重要联系人，保证了移动端在外出或远程办公场景下的实用性。

iOS端从系统通讯录共享到Teams

• 调用系统通讯录的联系人信息：在iOS设备上，Teams能够与系统通讯录进行集成。用户可以授权Teams访问通讯录，这样在搜索时不仅能匹配企业目录，还能直接找到手机中保存的客户或合作伙伴信息，从而快速发起聊天或会议。

• 一键共享联系人到Teams：iOS系统提供“共享”功能，用户可以在通讯录中选择一个联系人，点击共享并选择Teams应用，即可直接将该联系人信息传递到Teams。这种方式大大简化了跨应用操作，让用户能够快速建立沟通通道。

• 确保数据安全与隐私保护：在使用系统通讯录共享功能时，用户需要注意数据安全。如果设备中保存了私人联系人，授权Teams访问通讯录可能会将这些信息显示在应用中。企业用户应在授予权限时谨慎选择，最好只开放必要的范围，保证既能高效沟通又不影响隐私。

移动端快速收藏与固定常用联系人

• 将联系人固定在顶部：在移动端的聊天或联系人界面中，用户可以长按联系人，选择“固定”操作，将其置顶显示。这样一来，经常沟通的同事或领导就能随时快速找到，避免在联系人列表中反复搜索。

• 利用收藏功能分类管理：除了固定功能，Teams还提供收藏功能，用户可以将部分联系人标记为收藏，以便在专属的收藏列表中集中查看。这对需要同时管理多个项目或跨部门沟通的人来说非常实用，可以根据项目或工作内容对联系人进行分组。

• 提升移动办公效率：通过固定和收藏功能，移动端用户能显著减少查找联系人所花费的时间。在外出、出差或临时会议场景中，这种功能尤其重要，能保证沟通的及时性和高效性。同时，这些操作不会影响整体通讯录结构，用户可以根据实际需求灵活调整常用联系人管理方式。